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摘 要:高等学校二级学院办公室工作事无巨细,是上下沟通的桥梁、内外交流的平台、横向联络的纽带,办公室主任的工作能力直接影响二级学院各项工作的落实,因此要客观分析自我,发挥自己的长处,在工作中不断提高工作能力,体现自身的价值。
关键词:办公室主任 工作能力
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)07(b)-0147-01
常看到关于办公室主任基本素质的种种描述,比如“能文能武、能屈能伸、能粗能细、能方能圆、能静能动、能大能小、能里能外、能藏能露”等等,把办公室主任描绘得如此全能,更有“单位的大管家”、“领导的左右手”之说。作为高等学校二级学院的办公室主任,我想着从教学一线退下来,好好为大家服务服务,原本信心十足,不想望而生畏,到怀疑自己能否胜任了。但事已至此,没有退路,只好硬着头皮干下去。几年忙碌下来,真说不清自己干了什么能拿出来说说的事儿,着实有点失落。可是每每听到老师们的感谢、得到同行认可和领导首肯时,心里又感觉挺踏实,小小的满足感和成就感油然而生。同时,也从中悟出点儿道理:无论什么岗位,只要找准自己的位置,保持良好的心态,用心做好每件事,就能最大限度地发挥潜能,将自身价值体现在为别人服务当中,内心也会无比愉悦。
当一个合格的办公室主任实在不易,当好更难。比对前面提到的那些“双能”,本人的能力与之相距甚远。虽不能至,而心向往之。这些“双能”给予我启示,让我有方向、有目标,我相信,只要竭尽全力去做,哪怕是做到一部分,也能使办公室工作提升到新的层面。
就拿“能文能武”来讲,指的是既能当好文秘,又能抓好落实。当好文秘要求文笔好、智商高,抓好落实要求肯吃苦、情商也不能差。能够兼顾固然再好不过,但力所不能及时,就要调整自己的重心了。如果文笔稍差,何不少些文、多些武,扬长避短。在文,不必苛求自己写出多么漂亮的长篇大作,可以通过广泛调研、多搜集基础材料,凝练出有说服力的数据和有参考价值的素材,供领导使用,还可以多与领导沟通想法、提出合理化建议;在武,则要充分理解上级意图,把握工作重点和难点,潜心研究工作方法,在工作效率和效果上多下功夫。对于工作重点绝不能停留在布置上,重要工作要亲历亲为,随时把握动态,及时采取有效措施,对工作过程进行调控,不断修正偏差,使事态朝着最优化方向发展,做到凡事要有结果,从而将工作扎扎实实落到实处。对于工作难点,首先要以科学的态度对待,分析难办的原因,找到解决难题的关键。通常讲事在人为,难点往往就体现在“人”上,而且比较集中,所以解决问题的关键,就在于做个别焦点人物的工作,用真诚感化他们,动之以情、晓之以理,同时必须有坚忍不拔的工作精神,逐步推动工作的落实。
再说“能屈能伸”,通常被理解为即受得起委曲、经得起批评,又能独当一面。二级学院办公室主任夹在领导与下属之间、教师与管理人员之间、本学院与教务处之间、各二级学院之间,接触的人多、办的事儿杂,出错和被误解在所难免。如何根据个人的性格特点把握“屈”和“伸”的度,是问题的关键。比如,性格偏文弱、内向的人,做事就不宜张扬,就要学会适度的“屈”,表面看不占上风,是弱者,但往往可以转变事态,以柔克刚,所谓退一步海阔天空。能屈是一种策略,只要能消解问题和冲突,哪怕自己受点儿委屈也是值得的。当然,“屈”并不等于奴颜婢膝,也不是唯唯诺诺、推卸责任,要大大方方地做事,不卑不亢地做人,在坚持原则的同时兼顾灵活,顺势而为、力争事半功倍。而性格比较强势、外向的人,则应该适时的“伸”,在领导授权的前提下,施展自己的驾驭能力,控制事态的发展。同时必须理性对待误解和批评,不埋怨、不消极、争取主动,勇于承担责任,才能独挡一面。
再看“能粗能细”,“粗”是指对未来的谋划,指出方向、确定目标,是全局战略。“细”是指现时的实施,明确措施、具体落实,是局部战术。“粗”固然是领导的事情,要求站的高看得远,具备战略眼光。办公室主任要想当好领导的参谋和助手,如果缺乏粗线条的思维和大局观念,就有些先天不足。这时不必自卑,更不能放弃,因为办公室毕竟是一个办事机构,它更多的是要贯彻执行领导班子的决议决策,有充分的空间把自己的优势体现在“细”上。常言道“细节决定成败,小事影响全局”,办公室主任要把握决定事物成败的细节,从影响大事的小事抓起,凡事要对制定计划、具体实施、中间检查、反复修正、完成落实各个阶段的细微环节进行把关,要亲身投入具体工作,及时发现问题、解决问题,树立办公室工作无小事的意识,力争各项工作零搁置、零积压、零差错,把领导的政策和决定落到实处。有了严谨细致的工作作风、无私忘我的工作态度,就能够最大限度的弥补“粗”的不足,同样可以做好办公室管理工作,取得实实在在的工作业绩。
还想谈谈“能方能圆”,做人讲原则、恪尽职守是办公室主任的立身之本,做事有策略、灵活应变是办公室主任的处事之规,即以“方”立身、以“圆”处事。“方”有余而“圆”不足,就会呆板,缺乏人性化,即便是好的想法和做法,也往往不被大家接受,不利于工作顺利进行。相反,“圆”过了头,就会有失原则,造成管理混乱,严重时还会损害集体利益。多年的工作实践让我体会到,“方”和“圆”都极为重要,处理具体问题时,往往游离于“方”、“圆”之间,真正做到“能方能圆”其实很难。我想,在“方”的前提下尽量“圆”,敢于打破陈规,善于随机应变,更有利于工作效率的提高,何不尽力而为之。
还有诸多的“双能”,在此不再赘述。每个人性格特点不同,对“双能”的理解和体会也不一样,但只要客观地分析自我,正确看待主观愿望和实际能力的差别,发掘自身潜能,取长补短,就能处理好这些“双能”中的关系,提高管理工作的能力。
作为办公室主任,全能是一种追求,完美是一种理想,为实现自己的目标而开拓进取可谓一种境界。奋斗中总会有种种缺憾,足以让我们回味,还会有种种教训,足以让我们思考,更会有种种经验,足以让我们反刍。人确无完人,所幸各有所长。从教训中总结经验,从经验中汲取养分,取长补短,就能开拓更为广阔的发展空间。
参考文献
[1] 罗海东.说说综合性办公室主任的“八面玲珑”[Z].罗海东博文,2008,6.
[2] 杨忠诚.办公室主任的基本功:六个两能[N].邵阳日报.
关键词:办公室主任 工作能力
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)07(b)-0147-01
常看到关于办公室主任基本素质的种种描述,比如“能文能武、能屈能伸、能粗能细、能方能圆、能静能动、能大能小、能里能外、能藏能露”等等,把办公室主任描绘得如此全能,更有“单位的大管家”、“领导的左右手”之说。作为高等学校二级学院的办公室主任,我想着从教学一线退下来,好好为大家服务服务,原本信心十足,不想望而生畏,到怀疑自己能否胜任了。但事已至此,没有退路,只好硬着头皮干下去。几年忙碌下来,真说不清自己干了什么能拿出来说说的事儿,着实有点失落。可是每每听到老师们的感谢、得到同行认可和领导首肯时,心里又感觉挺踏实,小小的满足感和成就感油然而生。同时,也从中悟出点儿道理:无论什么岗位,只要找准自己的位置,保持良好的心态,用心做好每件事,就能最大限度地发挥潜能,将自身价值体现在为别人服务当中,内心也会无比愉悦。
当一个合格的办公室主任实在不易,当好更难。比对前面提到的那些“双能”,本人的能力与之相距甚远。虽不能至,而心向往之。这些“双能”给予我启示,让我有方向、有目标,我相信,只要竭尽全力去做,哪怕是做到一部分,也能使办公室工作提升到新的层面。
就拿“能文能武”来讲,指的是既能当好文秘,又能抓好落实。当好文秘要求文笔好、智商高,抓好落实要求肯吃苦、情商也不能差。能够兼顾固然再好不过,但力所不能及时,就要调整自己的重心了。如果文笔稍差,何不少些文、多些武,扬长避短。在文,不必苛求自己写出多么漂亮的长篇大作,可以通过广泛调研、多搜集基础材料,凝练出有说服力的数据和有参考价值的素材,供领导使用,还可以多与领导沟通想法、提出合理化建议;在武,则要充分理解上级意图,把握工作重点和难点,潜心研究工作方法,在工作效率和效果上多下功夫。对于工作重点绝不能停留在布置上,重要工作要亲历亲为,随时把握动态,及时采取有效措施,对工作过程进行调控,不断修正偏差,使事态朝着最优化方向发展,做到凡事要有结果,从而将工作扎扎实实落到实处。对于工作难点,首先要以科学的态度对待,分析难办的原因,找到解决难题的关键。通常讲事在人为,难点往往就体现在“人”上,而且比较集中,所以解决问题的关键,就在于做个别焦点人物的工作,用真诚感化他们,动之以情、晓之以理,同时必须有坚忍不拔的工作精神,逐步推动工作的落实。
再说“能屈能伸”,通常被理解为即受得起委曲、经得起批评,又能独当一面。二级学院办公室主任夹在领导与下属之间、教师与管理人员之间、本学院与教务处之间、各二级学院之间,接触的人多、办的事儿杂,出错和被误解在所难免。如何根据个人的性格特点把握“屈”和“伸”的度,是问题的关键。比如,性格偏文弱、内向的人,做事就不宜张扬,就要学会适度的“屈”,表面看不占上风,是弱者,但往往可以转变事态,以柔克刚,所谓退一步海阔天空。能屈是一种策略,只要能消解问题和冲突,哪怕自己受点儿委屈也是值得的。当然,“屈”并不等于奴颜婢膝,也不是唯唯诺诺、推卸责任,要大大方方地做事,不卑不亢地做人,在坚持原则的同时兼顾灵活,顺势而为、力争事半功倍。而性格比较强势、外向的人,则应该适时的“伸”,在领导授权的前提下,施展自己的驾驭能力,控制事态的发展。同时必须理性对待误解和批评,不埋怨、不消极、争取主动,勇于承担责任,才能独挡一面。
再看“能粗能细”,“粗”是指对未来的谋划,指出方向、确定目标,是全局战略。“细”是指现时的实施,明确措施、具体落实,是局部战术。“粗”固然是领导的事情,要求站的高看得远,具备战略眼光。办公室主任要想当好领导的参谋和助手,如果缺乏粗线条的思维和大局观念,就有些先天不足。这时不必自卑,更不能放弃,因为办公室毕竟是一个办事机构,它更多的是要贯彻执行领导班子的决议决策,有充分的空间把自己的优势体现在“细”上。常言道“细节决定成败,小事影响全局”,办公室主任要把握决定事物成败的细节,从影响大事的小事抓起,凡事要对制定计划、具体实施、中间检查、反复修正、完成落实各个阶段的细微环节进行把关,要亲身投入具体工作,及时发现问题、解决问题,树立办公室工作无小事的意识,力争各项工作零搁置、零积压、零差错,把领导的政策和决定落到实处。有了严谨细致的工作作风、无私忘我的工作态度,就能够最大限度的弥补“粗”的不足,同样可以做好办公室管理工作,取得实实在在的工作业绩。
还想谈谈“能方能圆”,做人讲原则、恪尽职守是办公室主任的立身之本,做事有策略、灵活应变是办公室主任的处事之规,即以“方”立身、以“圆”处事。“方”有余而“圆”不足,就会呆板,缺乏人性化,即便是好的想法和做法,也往往不被大家接受,不利于工作顺利进行。相反,“圆”过了头,就会有失原则,造成管理混乱,严重时还会损害集体利益。多年的工作实践让我体会到,“方”和“圆”都极为重要,处理具体问题时,往往游离于“方”、“圆”之间,真正做到“能方能圆”其实很难。我想,在“方”的前提下尽量“圆”,敢于打破陈规,善于随机应变,更有利于工作效率的提高,何不尽力而为之。
还有诸多的“双能”,在此不再赘述。每个人性格特点不同,对“双能”的理解和体会也不一样,但只要客观地分析自我,正确看待主观愿望和实际能力的差别,发掘自身潜能,取长补短,就能处理好这些“双能”中的关系,提高管理工作的能力。
作为办公室主任,全能是一种追求,完美是一种理想,为实现自己的目标而开拓进取可谓一种境界。奋斗中总会有种种缺憾,足以让我们回味,还会有种种教训,足以让我们思考,更会有种种经验,足以让我们反刍。人确无完人,所幸各有所长。从教训中总结经验,从经验中汲取养分,取长补短,就能开拓更为广阔的发展空间。
参考文献
[1] 罗海东.说说综合性办公室主任的“八面玲珑”[Z].罗海东博文,2008,6.
[2] 杨忠诚.办公室主任的基本功:六个两能[N].邵阳日报.