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摘 要：医院档案是国家信息资源的重要组成部分，涉及病案、财务、人事等多方面内容。它不仅具有法律依据作用，而且是一种特殊的信息资源，是医院科学研究的基础和条件。医院技术档案管理是医院资源规划（Hospital Resource Plan，HRP）的组成部分，是医院人力资源管理系统的子集，是管理医院技术人员的技术信息的专用系统，是各级医院的一项基础性建设。通常意义的HIS，往往没有这部分内容。近年来，许多医院在积极探索利用计算机技术管理技术档案。但是，在管理哪些范畴、谁来使用维护、如何有效利用以及如何实现等方面，国内都缺少深入的研究。本文针对运用网络法建设医院技术档案系统进行深入讨论，公布自己的设计思路和实现方法以抛砖引玉。
关键词：网络式；探索；医院；档案管理
一、“网络”法分析医院档案管理存在的问题
（一）MAN-人的问题。
本院不少中层干部对档案管理意识不强，将部门的业务档案资料都以各种理由不移交档案室，因此统一集中管理的执行力不够；档案管理人员兼办公室文秘，精力不到位，兼职档案员由于流动频繁，队伍不稳定，缺乏系统的档案知识培训，专业知识及相关知识欠缺。
（二）Machines-机器问题。
档案用房紧张，档案管理设备陈旧。计算机管理，目前只是起到保存资料和检索的工具作用，由于全院办公自动化尚未启动，难以实现档案信息资源的有效开发和全院共享。
（三）Materials-材料问题。
档案材料收集困难，造成档案资料不够齐全完整。档案材料载体形式多样化，也给档案保管带来了新的问题。
（四）Method-方法问题。
全国缺乏统一的医院档案管理标准，目前一般都是参照科技事业单位的档案管理模式，没有体现出医院档案管理的特殊性。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会。
二、“网络”法管理医院档案的对策
（一）MAN-人的对策。
多渠道宣传档案工作的重要性，通过会议、参观学习等，提高全院档案管理意识，特别是重视专、兼职档案人员的培养，优化知识结构，提高档案队伍的业务素质。专职档案员转变观念，主动服务医院各部门工作。把档案管理纳入医疗安全积分管理，遗失档案要扣积分，并与考核挂钩。
（二）Machines-机器对策。
加强档案管理的硬件投入。根据档案的发展，给予合适的资金投入，配备必要的档案装备，扩展库房，采用防磁柜、密集架，适时更新、改进档案管理装具。改善档案管理技术，充分应用计算机，设计和使用合适的应用软件，与医院管理系统相衔接，纳入医院办公自动化系统。
（三）Materials-材料对策。
档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行《档案立卷归档制度》，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。对归档难度较大的科研课题档案和基建档案，可采取全程跟踪介入的方法取得其资料。还应注意收集那些对医院持续发展有潜在价值的文件，防止档案材料的流失。做好档案价值的鉴定工作，对各部门移交的档案以及超期保管的各类档案进行鉴定、销毁工作，保证馆藏档案的实用价值，优化馆藏，提高质量。
（四）Method-方法对策。
健全医院档案工作标准体系，完善档案管理制度，规范管理。把档案管理纳入各科室部门职责和员工岗位职责，明确规定了档案管理员的责任义务；提高制度执行力，专职档案员要经常到各部门指导档案工作；加强档案利用反馈信息的管理；重视档案信息的开发利用，充分发挥档案的社会效益，有目的地从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次文献、三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。编写专题汇编，如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供参考，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。
三、医院技术档案管理系统管理的范畴
从宏观角度来看，技术档案系统应该如实记录医院技术发展过程。从微观来看，应该详细掌握每个人各个时期技术发展的细节。但是，医院的技术活动和个人技术生涯中产生的、值得积存的信息很多，如不使用计算机技术进行归纳整理、汇总分析，就不能充分发挥档案信息应有的作用。
管理范畴的第一层含义是管理范围。个人技术生涯中，能够体现技术进步的技术活动很多。技术档案管理系统应该选择一些具有代表性的技术活动进行管理。不能面面具到。避免成为个人技术历程的流水帐。经过反复实践，我们将管理范围归纳为：人员基本信息集、个人业务进修信息集、个人短期培训信息集、个人发表论文信息集、个人出版著作信息集、个人出席学术会议信息集、个人参加科研信息集、个人技术考核信息集、个人带教情况信息集、个人学分登记表、个人技术职称变更信息集（工作履历）、个人奖励信息集、个人惩处信息集、个人学术职务信息集等16个子项。针对青年医师又增加了年度考核、医德医风、临床实践、阶段总结等4个信息集。在实际应用中，所界定的范围基本上满足了三级医院的要求，而对二级及以下医院来说，冗余较多。
管理范畴的第二层含义是管理精度。从档案管理专业角度来看，管理的精度可分三级，既案卷级、文件级和内容级。案卷一般以技术活动名称或人员名称作为的索引，案卷内建立各时期、各类别文件。文件是内容的索引。内容是最基础的数据。如仅仅管理到案卷级，则不可能有效地发挥技术档案的服务功能。如果都管理到内容级，则需要投入较多的人力。根据目前我国医院的实际，应该把管理的目标定在内容级，如人力物力有限，可以对部分技术活动暂时管理到文件级。 四、医院技术档案管理系统（HTAMS）的设计思路
医院技术档案管理系统（HTAMS）的开发经历了一个不断完善的过程。其设计思路也有一个逐步成熟的过程。归纳起来如下：
（一）确定个人技术信息的管理范畴为前述的20个子信息集。
利用关系型数据库技术，将这20个子信息集建立了关联，主表（个人简明基本信息）与各子表的关联键是人员编号（body_id）。
（二）确定全院性技术信息的管理范畴为。
来院进修人员信息集、本院学术讲座信息集、本院科研成果信息集、新技术新疗法信息集、已立项科研信息集、在职研究生信息集等。这些信息以技术活动作为组卷的依据，同时也与个人技术信息进行关联。例如，一项科研成果是本院科研成果信息集的一条记录，参加该科研的人员是人员基本信息表的一条记录，这些人员因参加科研获得的学分是学分信息集的一条记录。
（三）确定技术档案系统的组卷依据。
在手工管理情况下，技术档案的组卷依据主要是技术活动类别。如年度学术论文卷，年度科研项目卷，年度进修培训卷等等。在计算机管理情况下，组卷方式有两种，一是以人作为组卷的主要依据，个人的全面信息可以直接看到，不同技术活动的汇总信息可以利用检索功能瞬间获取。二是以各种技术活动作为组卷依据，各种技术活动的汇总信息可以直接看到，个人的全面技术信息可以利用检索功能瞬间获取。这两种方案均可实现，据我们的经验，反映个人技术经历和技术成就的信息以个人来组卷，反映全院技术活动的信息以技术活动来组卷。这样更利于在应用中经过日积月累自然地建立起技术档案系统。
（四）利用分页技术，使个人技术档案的全部信息集中表达在一个窗口的各页面内，直观地展示了个人的全部技术信息。
以个人姓名缩写作为检索条件输入三个拼音字符，既可看到一个人的全部技术信息。
（五）从科教管理部门的日常工作入手，以提高办公效率为出发点。
为减轻科教科管理人员的劳动强度，我们建立了大量可选项目列表，方便汉字录入。还详细剖析了各信息子集之间的关系，充分利用触发器自动产生相关信息，避免重复录入。例如，医学继续教育的学分登记涉及到许多技术活动，为此建立了学分字典。一旦登记了各种技术活动信息，系统参照学分字典自动登记学分。
（六）要采用有效措施保证技术活动信息进入计算机。
为此，我们将技术活动的登记与费用报销结合起来，建立各种技术活动费用报销比例字典，系统在录入信息后可打印出各种费用的报销审批单，凭此单报销各种费用，从而保障了技术信息能够及时、准确地录入到计算机内。
（七）计算机管理的优势集中体现在对大量零星数据的横向汇总统计分析上。
我们设计了全院技术档案窗口，集中显示各信息子集的和。如全院论文集是个人论文集的超集，全院进修信息集是个人进修信息集的超集等。同时对各超集进行分析，以图形方式揭示各超集的构成。
五、存在的不足
医院技术档案管理系统网络化（HTAMS）仍处于发展中。近年来，总体情况是比较好的，但也暴露出许多不足，主要是：
（一）在继承既往数据方面缺乏灵活性。
不少医院在使用本系统之前，已经积累了部分数据，这些数据可能已经进入计算机，多数以.dbf文件、.txt文件、.doc文件形式存在。由于本系统内在关系很紧密，将这些数据转换到本系统比较困难，往往需要手工转换。另外，目前可利用Internet资源检索出全院各人员发表论文的信息，这些信息还不能自动转换到本系统内。
（二）信息输出的功能不够强大。
目前只有很少一部分数据可以以图形输出，还需要用曲线、直方图、饼图等方式直观地揭示技术发展情况，需要对不同时期的数据进行分析对比，提供决策辅助信息。还需要开发与Web服务器的接口，以方便向Internet传送数据。
（三）系统的智能程度不高。
我们很想在早期识别人才方面做些工作，基本思路是对已经入计算机的个人信息进行量表式分析。量化方案正在研究中。
科技人员技术档案建设还处于起步阶段，需要深入研究的问题很多。需要进一步研究管理的广度和深度、如何扩大人才影响、如何充分利用人才资源以及如何激励医务工作者等等。这些研究最好能有一个相对统一的标准，以方便同行间的交流和取长补短。经过几年的努力，“网络”法构建医院档案管理长效机制取得了初步成效。另外，医院档案室特别是病案室成为医务人员科学研究的有效平台，成为医院医疗纠纷举证责任的有力保障。
关键词：网络式；探索；医院；档案管理
一、“网络”法分析医院档案管理存在的问题
（一）MAN-人的问题。
本院不少中层干部对档案管理意识不强，将部门的业务档案资料都以各种理由不移交档案室，因此统一集中管理的执行力不够；档案管理人员兼办公室文秘，精力不到位，兼职档案员由于流动频繁，队伍不稳定，缺乏系统的档案知识培训，专业知识及相关知识欠缺。
（二）Machines-机器问题。
档案用房紧张，档案管理设备陈旧。计算机管理，目前只是起到保存资料和检索的工具作用，由于全院办公自动化尚未启动，难以实现档案信息资源的有效开发和全院共享。
（三）Materials-材料问题。
档案材料收集困难，造成档案资料不够齐全完整。档案材料载体形式多样化，也给档案保管带来了新的问题。
（四）Method-方法问题。
全国缺乏统一的医院档案管理标准，目前一般都是参照科技事业单位的档案管理模式，没有体现出医院档案管理的特殊性。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会。
二、“网络”法管理医院档案的对策
（一）MAN-人的对策。
多渠道宣传档案工作的重要性，通过会议、参观学习等，提高全院档案管理意识，特别是重视专、兼职档案人员的培养，优化知识结构，提高档案队伍的业务素质。专职档案员转变观念，主动服务医院各部门工作。把档案管理纳入医疗安全积分管理，遗失档案要扣积分，并与考核挂钩。
（二）Machines-机器对策。
加强档案管理的硬件投入。根据档案的发展，给予合适的资金投入，配备必要的档案装备，扩展库房，采用防磁柜、密集架，适时更新、改进档案管理装具。改善档案管理技术，充分应用计算机，设计和使用合适的应用软件，与医院管理系统相衔接，纳入医院办公自动化系统。
（三）Materials-材料对策。
档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行《档案立卷归档制度》，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。对归档难度较大的科研课题档案和基建档案，可采取全程跟踪介入的方法取得其资料。还应注意收集那些对医院持续发展有潜在价值的文件，防止档案材料的流失。做好档案价值的鉴定工作，对各部门移交的档案以及超期保管的各类档案进行鉴定、销毁工作，保证馆藏档案的实用价值，优化馆藏，提高质量。
（四）Method-方法对策。
健全医院档案工作标准体系，完善档案管理制度，规范管理。把档案管理纳入各科室部门职责和员工岗位职责，明确规定了档案管理员的责任义务；提高制度执行力，专职档案员要经常到各部门指导档案工作；加强档案利用反馈信息的管理；重视档案信息的开发利用，充分发挥档案的社会效益，有目的地从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次文献、三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。编写专题汇编，如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供参考，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。
三、医院技术档案管理系统管理的范畴
从宏观角度来看，技术档案系统应该如实记录医院技术发展过程。从微观来看，应该详细掌握每个人各个时期技术发展的细节。但是，医院的技术活动和个人技术生涯中产生的、值得积存的信息很多，如不使用计算机技术进行归纳整理、汇总分析，就不能充分发挥档案信息应有的作用。
管理范畴的第一层含义是管理范围。个人技术生涯中，能够体现技术进步的技术活动很多。技术档案管理系统应该选择一些具有代表性的技术活动进行管理。不能面面具到。避免成为个人技术历程的流水帐。经过反复实践，我们将管理范围归纳为：人员基本信息集、个人业务进修信息集、个人短期培训信息集、个人发表论文信息集、个人出版著作信息集、个人出席学术会议信息集、个人参加科研信息集、个人技术考核信息集、个人带教情况信息集、个人学分登记表、个人技术职称变更信息集（工作履历）、个人奖励信息集、个人惩处信息集、个人学术职务信息集等16个子项。针对青年医师又增加了年度考核、医德医风、临床实践、阶段总结等4个信息集。在实际应用中，所界定的范围基本上满足了三级医院的要求，而对二级及以下医院来说，冗余较多。
管理范畴的第二层含义是管理精度。从档案管理专业角度来看，管理的精度可分三级，既案卷级、文件级和内容级。案卷一般以技术活动名称或人员名称作为的索引，案卷内建立各时期、各类别文件。文件是内容的索引。内容是最基础的数据。如仅仅管理到案卷级，则不可能有效地发挥技术档案的服务功能。如果都管理到内容级，则需要投入较多的人力。根据目前我国医院的实际，应该把管理的目标定在内容级，如人力物力有限，可以对部分技术活动暂时管理到文件级。 四、医院技术档案管理系统（HTAMS）的设计思路
医院技术档案管理系统（HTAMS）的开发经历了一个不断完善的过程。其设计思路也有一个逐步成熟的过程。归纳起来如下：
（一）确定个人技术信息的管理范畴为前述的20个子信息集。
利用关系型数据库技术，将这20个子信息集建立了关联，主表（个人简明基本信息）与各子表的关联键是人员编号（body_id）。
（二）确定全院性技术信息的管理范畴为。
来院进修人员信息集、本院学术讲座信息集、本院科研成果信息集、新技术新疗法信息集、已立项科研信息集、在职研究生信息集等。这些信息以技术活动作为组卷的依据，同时也与个人技术信息进行关联。例如，一项科研成果是本院科研成果信息集的一条记录，参加该科研的人员是人员基本信息表的一条记录，这些人员因参加科研获得的学分是学分信息集的一条记录。
（三）确定技术档案系统的组卷依据。
在手工管理情况下，技术档案的组卷依据主要是技术活动类别。如年度学术论文卷，年度科研项目卷，年度进修培训卷等等。在计算机管理情况下，组卷方式有两种，一是以人作为组卷的主要依据，个人的全面信息可以直接看到，不同技术活动的汇总信息可以利用检索功能瞬间获取。二是以各种技术活动作为组卷依据，各种技术活动的汇总信息可以直接看到，个人的全面技术信息可以利用检索功能瞬间获取。这两种方案均可实现，据我们的经验，反映个人技术经历和技术成就的信息以个人来组卷，反映全院技术活动的信息以技术活动来组卷。这样更利于在应用中经过日积月累自然地建立起技术档案系统。
（四）利用分页技术，使个人技术档案的全部信息集中表达在一个窗口的各页面内，直观地展示了个人的全部技术信息。
以个人姓名缩写作为检索条件输入三个拼音字符，既可看到一个人的全部技术信息。
（五）从科教管理部门的日常工作入手，以提高办公效率为出发点。
为减轻科教科管理人员的劳动强度，我们建立了大量可选项目列表，方便汉字录入。还详细剖析了各信息子集之间的关系，充分利用触发器自动产生相关信息，避免重复录入。例如，医学继续教育的学分登记涉及到许多技术活动，为此建立了学分字典。一旦登记了各种技术活动信息，系统参照学分字典自动登记学分。
（六）要采用有效措施保证技术活动信息进入计算机。
为此，我们将技术活动的登记与费用报销结合起来，建立各种技术活动费用报销比例字典，系统在录入信息后可打印出各种费用的报销审批单，凭此单报销各种费用，从而保障了技术信息能够及时、准确地录入到计算机内。
（七）计算机管理的优势集中体现在对大量零星数据的横向汇总统计分析上。
我们设计了全院技术档案窗口，集中显示各信息子集的和。如全院论文集是个人论文集的超集，全院进修信息集是个人进修信息集的超集等。同时对各超集进行分析，以图形方式揭示各超集的构成。
五、存在的不足
医院技术档案管理系统网络化（HTAMS）仍处于发展中。近年来，总体情况是比较好的，但也暴露出许多不足，主要是：
（一）在继承既往数据方面缺乏灵活性。
不少医院在使用本系统之前，已经积累了部分数据，这些数据可能已经进入计算机，多数以.dbf文件、.txt文件、.doc文件形式存在。由于本系统内在关系很紧密，将这些数据转换到本系统比较困难，往往需要手工转换。另外，目前可利用Internet资源检索出全院各人员发表论文的信息，这些信息还不能自动转换到本系统内。
（二）信息输出的功能不够强大。
目前只有很少一部分数据可以以图形输出，还需要用曲线、直方图、饼图等方式直观地揭示技术发展情况，需要对不同时期的数据进行分析对比，提供决策辅助信息。还需要开发与Web服务器的接口，以方便向Internet传送数据。
（三）系统的智能程度不高。
我们很想在早期识别人才方面做些工作，基本思路是对已经入计算机的个人信息进行量表式分析。量化方案正在研究中。
科技人员技术档案建设还处于起步阶段，需要深入研究的问题很多。需要进一步研究管理的广度和深度、如何扩大人才影响、如何充分利用人才资源以及如何激励医务工作者等等。这些研究最好能有一个相对统一的标准，以方便同行间的交流和取长补短。经过几年的努力，“网络”法构建医院档案管理长效机制取得了初步成效。另外，医院档案室特别是病案室成为医务人员科学研究的有效平台，成为医院医疗纠纷举证责任的有力保障。