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当代档案管理的理想境界是实现资源共享，就是把计算机技术广泛的应用于档案整编、检索、统计和借阅等职能中，实现档案资源的跨区域利用，用系统的、网络化的观点来指导档案工作，从宏观上加强规划协调、分工合作，最终建立起合理、有序、经济的电子档案管理体系。
一、档案管理中计算机技术的必要性
计算机技术包括计算机处理技术和网络信息技术。计算机处理技术是在一定的计算机硬件和软件支持下实现数据的标准化处理，而网络信息技术则是利用计算机互联的信息传输功能来实现信息的共享。作为“善其身”和“济天下”二者统一的计算机技术是我们新时代的主要标志。计算机技术对社会各职能部门的强劲渗透是社会发展的必然趋势和总体要求。任何部门的技术滞后都将破坏社会秩序的和谐统一及规范和职能系统的整体感官及效率。
档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要工作，是一项管理性、服务性、政治性很强的行政管理工作。是整个社会职能部门工作的基础。在当今时代，信息已经作为一项重要的资本和价值之源在社会经济发展中占据着重要的地位。而档案是人们改造自然和人类社会的原始记录，是对人们实践的客观实在的反映，是一项重要的信息资源。档案本身具有知识属性和信息属性，是社会信息的重要环节。档案信息所提供的文献是机关单位的工作凭证和依据、科学研究的可靠根据。因此，档案管理工作信息时代和知识时代更不应该滞后，而应该与时俱进，充分利用计算机技术来实现现代化的管理，构建新的网络信息工作与服务平台，实现与相关职能部门的横向接轨和传统档案管理工作的纵向转型。那么，在现代信息时代下，仍使用手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，档案管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。因此，实行档案管理领域的改革，推广电子档案管理势在必行。
二、实行计算机技术应用的可行性
首先，国家和政府对建立电子档案管理系统，实现档案管理的现代化持支持和倡导态度。档案管理作为社会主义文化建设和精神文明的重要内容，应该按照时代发展的步伐发展、改革。按照《档案法》提出的“采用先进的技术，实现档案管理现代化”的要求，积极稳妥地开展档案现代化管理工作，为更好地宏扬社会主义先进文化和全面提高档案管理服务能力和水平作出应有的贡献。
其次，信息网络的发展为建立电子档案管理体系提供了一个强劲的平台支持。现在，世界上几乎所有发达国家都已经相继建成国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成几乎覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络冲破了地理的界限和束缚，拓宽了信息传播广度，加快了信息传播速度，从根本上改变了以往的信息利用模式。在国际环境的大背景下，我国也建立了覆盖全国各地的网络系统，这为建立电子档案管理信息网络提供了技术物质基础，而无需另行网络基础设施的建设。现有的信息网络系统在技术、设备和功能上完全能够支持建立档案管理信息网络的要求。只要联入网络，任何用户都可以随时随地浏览全球各类信息。网络强大、灵活、实用的功能完全可以实现档案用户之间、档案馆之间、档案用户与档案馆之间的档案信息交流与资源共享。
再次，档案界在为自身的发展以及如何更好的发挥作用，充分体现自身存在的价值，增强自身造血功能而努力探索。档案界掌握着大量的有价值的历史信息，但是这些信息如果不能为人们使用来体现自身的价值，那么，就会变成一堆信息垃圾。如何实现这些信息的价值成为档案管理工作者的一件重大事情。现在，我们清楚的看到计算机技术能够帮助实现这一愿望。所以说，建立电子档案管理工作势在必行。
三、计算机技术用于电子档案管理工作应解决的问题
1、抓好电子档案信息数据库建设
计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种电子档案信息资源数据库。
2、加强电子档案库的研究和建设
电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需要。
3、优化专业结构，抓好队伍建设
档案工作的发展趋势，对档案工作人员的专业构成提出了新要求，即一方面需要大量信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生成与维护人员，计算机软、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等;另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷，因而档案工作人员要不断地对知识进行补充和更新。用以适应计算机技术下的档案管理工作。
档案工作的根本目的是提供利用，旧的管理模式已经不适应时代需要，因此应该建立新的模式，尽快把计算机技术全面应用于档案管理工作中，加快建立电子档案的步伐，使档案信息能够充分发挥自身的价值。
一、档案管理中计算机技术的必要性
计算机技术包括计算机处理技术和网络信息技术。计算机处理技术是在一定的计算机硬件和软件支持下实现数据的标准化处理，而网络信息技术则是利用计算机互联的信息传输功能来实现信息的共享。作为“善其身”和“济天下”二者统一的计算机技术是我们新时代的主要标志。计算机技术对社会各职能部门的强劲渗透是社会发展的必然趋势和总体要求。任何部门的技术滞后都将破坏社会秩序的和谐统一及规范和职能系统的整体感官及效率。
档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要工作，是一项管理性、服务性、政治性很强的行政管理工作。是整个社会职能部门工作的基础。在当今时代，信息已经作为一项重要的资本和价值之源在社会经济发展中占据着重要的地位。而档案是人们改造自然和人类社会的原始记录，是对人们实践的客观实在的反映，是一项重要的信息资源。档案本身具有知识属性和信息属性，是社会信息的重要环节。档案信息所提供的文献是机关单位的工作凭证和依据、科学研究的可靠根据。因此，档案管理工作信息时代和知识时代更不应该滞后，而应该与时俱进，充分利用计算机技术来实现现代化的管理，构建新的网络信息工作与服务平台，实现与相关职能部门的横向接轨和传统档案管理工作的纵向转型。那么，在现代信息时代下，仍使用手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，档案管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。因此，实行档案管理领域的改革，推广电子档案管理势在必行。
二、实行计算机技术应用的可行性
首先，国家和政府对建立电子档案管理系统，实现档案管理的现代化持支持和倡导态度。档案管理作为社会主义文化建设和精神文明的重要内容，应该按照时代发展的步伐发展、改革。按照《档案法》提出的“采用先进的技术，实现档案管理现代化”的要求，积极稳妥地开展档案现代化管理工作，为更好地宏扬社会主义先进文化和全面提高档案管理服务能力和水平作出应有的贡献。
其次，信息网络的发展为建立电子档案管理体系提供了一个强劲的平台支持。现在，世界上几乎所有发达国家都已经相继建成国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成几乎覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络冲破了地理的界限和束缚，拓宽了信息传播广度，加快了信息传播速度，从根本上改变了以往的信息利用模式。在国际环境的大背景下，我国也建立了覆盖全国各地的网络系统，这为建立电子档案管理信息网络提供了技术物质基础，而无需另行网络基础设施的建设。现有的信息网络系统在技术、设备和功能上完全能够支持建立档案管理信息网络的要求。只要联入网络，任何用户都可以随时随地浏览全球各类信息。网络强大、灵活、实用的功能完全可以实现档案用户之间、档案馆之间、档案用户与档案馆之间的档案信息交流与资源共享。
再次，档案界在为自身的发展以及如何更好的发挥作用，充分体现自身存在的价值，增强自身造血功能而努力探索。档案界掌握着大量的有价值的历史信息，但是这些信息如果不能为人们使用来体现自身的价值，那么，就会变成一堆信息垃圾。如何实现这些信息的价值成为档案管理工作者的一件重大事情。现在，我们清楚的看到计算机技术能够帮助实现这一愿望。所以说，建立电子档案管理工作势在必行。
三、计算机技术用于电子档案管理工作应解决的问题
1、抓好电子档案信息数据库建设
计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种电子档案信息资源数据库。
2、加强电子档案库的研究和建设
电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需要。
3、优化专业结构，抓好队伍建设
档案工作的发展趋势，对档案工作人员的专业构成提出了新要求，即一方面需要大量信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生成与维护人员，计算机软、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等;另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷，因而档案工作人员要不断地对知识进行补充和更新。用以适应计算机技术下的档案管理工作。
档案工作的根本目的是提供利用，旧的管理模式已经不适应时代需要，因此应该建立新的模式，尽快把计算机技术全面应用于档案管理工作中，加快建立电子档案的步伐，使档案信息能够充分发挥自身的价值。