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摘 要：物资采购审计是指对采购过程中各个环节所面临的各种风险进行评估，对搞好物资采购工作非常重要，本文就中小企业采购审计人员遇到的问题进行浅析，并提出几点建议。
关键词：内部审计；采购审计
一、物资采购审计的现状及存在问题
（一）内审人员专业能力不足
企业的物资采购活动由采购部进行，内审人员一般不是采购出身对于采购又不直接参与，在对物资采购进行审计时，无法透过采购单据的表象进入到更深层次原因的分析。即使管理规范、制度健全的企业，控制流程设计合理、单据完整，也无法确保采购欺诈行为、成本风险和质量风险不存在。这就对审计的深度、内审人员的专业能力提出更高的要求。
（二）内审人员的职责权限不明确，内审缺乏独立性
采购审计的职责是对物资采购业务的监督，是对物资采购业务的参与和介入，但“参与不可代替，介入不能包办”，尤其是代替采购部门直接对物资定价、选择供应商、组织招投标等，很容易出现审计风险。某些企业赋予内审部门的权限过大或不明确界定内审权限，内审部门直接组织招投标、物资采购定价、选择供应商等，从而导致采购部门和内审部门出现严重的工作冲突。尤其当采购的物资出现问题时，极易引发两个部门之间的相互推诿和互相攻击，无法界定责任。
（三）物资采购缺乏后续审计关注
物资采购的后续活动包括物资到达后的验收、入库、领用、发票挂账和付款，如出现质量问题的退换货等，一个完整的采购链条牵涉环节众多，但是中小企业的采购审计只重点关注前期价格成本，到货后的情况关注不够，或者只关注采购到货率，而对到货质量不够关注，最终导致采购质量不高，影响后续生产经营，不利于整个企业的健康发展。
二、对中小企业物资采购审计的建议
（一）加强物资采购内控制度建设
制度建设是公司规范化经营和管理中非常重要的部分，完善的物资采购制度为采购部门组织实施采购活动提供了可靠充分的政策性依据，也为内部审计部门的采购审计工作奠定了基础。在制度的具体实施过程中，应分离采购活动中不相容的职务，界定各岗位职责范围，建立检查和平衡机制；应根据物资数量、金额和采购方式的不同，分清重点采购和非重点采购、日常采购和紧急采购、集中采购和非集中采购等，制订与之相应的采购和监督程序。
（二）提高内审参与度，提升内审人员专业性
现在比较常见的内审模式是项目管理式和过程参与式，项目管理式审计是事后审计，市场行情瞬息万变，而审计时与采购发生时间隔又比较长，市场数据获取困难，缺乏足够有力的证据做支撑，因此无法对某些问题进行准确判断。而过程参与式审计是事前事中事后全程参与的一种审计模式，这种审计模式能够实现物资采购审计的日常化和精细化。
内审人员要提升审计能力，首先要加强专业知识学习，同时要参与到具体工作，才能把握业务的关键控制点，识别潜在风险；其次，在实际工作中更要明确岗位职责，内审人员对采购业务是熟悉和掌握，但不是直接参与和管理，实现采购内审的“到位而不越位”。
（三）灵活选择定价方式，建立完善物资采购价格信息库
物资采购很难做到绝对科学定价，常见的定价方式一般包括三种：一是平均价格定价法，即根据采购物资的市场价格进行计算求出平均价格，再考虑其他服务条件如是否送货，质保期的长短、售后服务等，以略高于或低于所掌握的平均价格进行定价；二是通过网络、电话、微信、QQ等方式询价，与厂家、批发商等直接联系，以采购者的身份询价后，再酌情定价；三是成本测算定价，有些物资供应商较少，来源单一，无法询价，这就需要对物资的构成要素进行分析和测算，经双方洽谈定价。
对于企业生产用原材料等周期性重复采购的物资，内审部门应利用计算机等信息化手段建立容量丰富的价格信息资料库，通过互联网开辟信息来源市场，增加信息量，并对收集的价格信息进行整理和汇总，再根据市场行情，实时更新，实现物资价格信息动态管理，并且将价格信息与物资采购部门分享，提供给采购部门定价参考依据，提高采购审计工作效率。
（四）加强供应商管理，建立合格供应商资源库
首先在供应商的选择上，传统的采购管理模式下采购商和供应商的关系是零和博弈关系，在供应商的选择上一味追求低价格；在现代供应链的采购模式中，采购商和供应商的关系是双赢合作关系，所以对供应商的选择，应该根据其提供物资的质量、价格、交货期、供货条件及其资质、经营状况等进行综合评价，以此对供应商进行合理选择。
其次，企业要完善供应商准入评价退出机制，对于同一物资选3-5家合格供应商，利用计算机等信息化手段建立合格供應商资源库，进行物资采购时从资源库中进行选择，这样能够提高审计效率。同时，每半年或一年对资源库中的供应商的价格、质量、交货及时性等进行综合评价，不合格的进行淘汰，对资源库外的供应商进行对比评价，满足条件的进行引入，保持合格供应商资源库的动态更新。
（五）关注采购后续活动，加强后续审计
在物资到货验收方面，内审人员必须以合同为依据，根据验收小组提供的质量检验表格等资料不定期对已经检查过的材料的数量，质量等进行抽查和再检查。对技术复杂的物资应请有关专家或专业技术人员参与，对技术性能进行再测试，确定供应商是否提供合格物资。
在账务方面，及时跟催发票尤其是预付款业务，内审人员通过整理合同履行情况，统计预付款业务发票挂账情况，并及时通知采购人员跟催发票。支付结算流程的审计重点应在于是否按照合同规定的比例和条件支付购买价款。
作者简介：
王萌萌，张武飞，姚海杰，张海军，山东百多安医疗器械有限公司。
关键词：内部审计；采购审计
一、物资采购审计的现状及存在问题
（一）内审人员专业能力不足
企业的物资采购活动由采购部进行，内审人员一般不是采购出身对于采购又不直接参与，在对物资采购进行审计时，无法透过采购单据的表象进入到更深层次原因的分析。即使管理规范、制度健全的企业，控制流程设计合理、单据完整，也无法确保采购欺诈行为、成本风险和质量风险不存在。这就对审计的深度、内审人员的专业能力提出更高的要求。
（二）内审人员的职责权限不明确，内审缺乏独立性
采购审计的职责是对物资采购业务的监督，是对物资采购业务的参与和介入，但“参与不可代替，介入不能包办”，尤其是代替采购部门直接对物资定价、选择供应商、组织招投标等，很容易出现审计风险。某些企业赋予内审部门的权限过大或不明确界定内审权限，内审部门直接组织招投标、物资采购定价、选择供应商等，从而导致采购部门和内审部门出现严重的工作冲突。尤其当采购的物资出现问题时，极易引发两个部门之间的相互推诿和互相攻击，无法界定责任。
（三）物资采购缺乏后续审计关注
物资采购的后续活动包括物资到达后的验收、入库、领用、发票挂账和付款，如出现质量问题的退换货等，一个完整的采购链条牵涉环节众多，但是中小企业的采购审计只重点关注前期价格成本，到货后的情况关注不够，或者只关注采购到货率，而对到货质量不够关注，最终导致采购质量不高，影响后续生产经营，不利于整个企业的健康发展。
二、对中小企业物资采购审计的建议
（一）加强物资采购内控制度建设
制度建设是公司规范化经营和管理中非常重要的部分，完善的物资采购制度为采购部门组织实施采购活动提供了可靠充分的政策性依据，也为内部审计部门的采购审计工作奠定了基础。在制度的具体实施过程中，应分离采购活动中不相容的职务，界定各岗位职责范围，建立检查和平衡机制；应根据物资数量、金额和采购方式的不同，分清重点采购和非重点采购、日常采购和紧急采购、集中采购和非集中采购等，制订与之相应的采购和监督程序。
（二）提高内审参与度，提升内审人员专业性
现在比较常见的内审模式是项目管理式和过程参与式，项目管理式审计是事后审计，市场行情瞬息万变，而审计时与采购发生时间隔又比较长，市场数据获取困难，缺乏足够有力的证据做支撑，因此无法对某些问题进行准确判断。而过程参与式审计是事前事中事后全程参与的一种审计模式，这种审计模式能够实现物资采购审计的日常化和精细化。
内审人员要提升审计能力，首先要加强专业知识学习，同时要参与到具体工作，才能把握业务的关键控制点，识别潜在风险；其次，在实际工作中更要明确岗位职责，内审人员对采购业务是熟悉和掌握，但不是直接参与和管理，实现采购内审的“到位而不越位”。
（三）灵活选择定价方式，建立完善物资采购价格信息库
物资采购很难做到绝对科学定价，常见的定价方式一般包括三种：一是平均价格定价法，即根据采购物资的市场价格进行计算求出平均价格，再考虑其他服务条件如是否送货，质保期的长短、售后服务等，以略高于或低于所掌握的平均价格进行定价；二是通过网络、电话、微信、QQ等方式询价，与厂家、批发商等直接联系，以采购者的身份询价后，再酌情定价；三是成本测算定价，有些物资供应商较少，来源单一，无法询价，这就需要对物资的构成要素进行分析和测算，经双方洽谈定价。
对于企业生产用原材料等周期性重复采购的物资，内审部门应利用计算机等信息化手段建立容量丰富的价格信息资料库，通过互联网开辟信息来源市场，增加信息量，并对收集的价格信息进行整理和汇总，再根据市场行情，实时更新，实现物资价格信息动态管理，并且将价格信息与物资采购部门分享，提供给采购部门定价参考依据，提高采购审计工作效率。
（四）加强供应商管理，建立合格供应商资源库
首先在供应商的选择上，传统的采购管理模式下采购商和供应商的关系是零和博弈关系，在供应商的选择上一味追求低价格；在现代供应链的采购模式中，采购商和供应商的关系是双赢合作关系，所以对供应商的选择，应该根据其提供物资的质量、价格、交货期、供货条件及其资质、经营状况等进行综合评价，以此对供应商进行合理选择。
其次，企业要完善供应商准入评价退出机制，对于同一物资选3-5家合格供应商，利用计算机等信息化手段建立合格供應商资源库，进行物资采购时从资源库中进行选择，这样能够提高审计效率。同时，每半年或一年对资源库中的供应商的价格、质量、交货及时性等进行综合评价，不合格的进行淘汰，对资源库外的供应商进行对比评价，满足条件的进行引入，保持合格供应商资源库的动态更新。
（五）关注采购后续活动，加强后续审计
在物资到货验收方面，内审人员必须以合同为依据，根据验收小组提供的质量检验表格等资料不定期对已经检查过的材料的数量，质量等进行抽查和再检查。对技术复杂的物资应请有关专家或专业技术人员参与，对技术性能进行再测试，确定供应商是否提供合格物资。
在账务方面，及时跟催发票尤其是预付款业务，内审人员通过整理合同履行情况，统计预付款业务发票挂账情况，并及时通知采购人员跟催发票。支付结算流程的审计重点应在于是否按照合同规定的比例和条件支付购买价款。
作者简介：
王萌萌，张武飞，姚海杰，张海军，山东百多安医疗器械有限公司。