随着高校图书馆的发展壮大，需要开展的档案管理工作也越来越复杂，建立和完善高校图书馆的档案管理体制对高校图书馆的发展意义重大。一个好的档案管理体制可以为高校图书馆提供有效的可靠的图书市场信息、供应商信息与人事材料，促进图书馆的成长，不断提高图书馆在同类学校中的竞争力。
　　一、高校图书馆档案管理的原则
　　高校图书馆的档案管理工作应该有它所固有的原则作为指导，这样才能更好的开展工作，推动高校图书馆的进步与发展。
　　（一）灵活实用的原则。高校图书馆所开展的工作是为了更好的为学校师生提供服务，因此档案管理工作的开展就必须遵循灵活实用的原则，以便更好的构建图书馆的服务体系。对档案的管理是为了方便将来主要管理人员对已有信息的查找和利用，若在档案管理中存在着很多繁琐的问题将影响管理者的决策。
　　（二）存储信息真实的原则。信息以决策的依据，正确真实的信息是管理者做出科学决策的前提，保证信息的真实性也是图书馆社会责任的体现。在档案中若存在着虚假的信息，不仅会使决策失误还会严重影响图书馆的社会形象。
　　（三）信息全面的原则。信息的全面包括大范围的全面也包括小范围的全面。所谓大范围的全面就是指档案需要有各个部门的信息，各个主体的信息。比如图书馆自身的文化建设信息、图书馆的招商政策、每一年采购计划的制定、图书馆人事档案的管理等。小范围的档案管理是就一个具体的责任主体而言的，比如对图书馆工作人员每个季度的业绩考核的信息的管理等。
　　二、高校图书馆档案管理的问题
　　高校图书馆与信息现代化的发展似乎并不矛盾，但是高校图书馆必须做好信息的现代化管理，即对图书馆档案的管理，但是就目前的情况来看，大多数高校图书馆在档案管理上还存在很多问题。
　　（一）对档案管理的意识薄弱。部分高校图书馆的规模较小，认为对档案进行管理是不必要的工作，只会浪费图书馆的财力和时间。在中国领导起着决定作用的社会，管理层对图书馆档案管理的不重视，是图书馆档案管理存在问题的根本原因。而高校图书的流动性较大，图书馆档案类型的多样也是图书馆管理者认为档案管理不重要的另一个原因。
　　另一方面，档案管理问题的潜伏期较长，档案管理的漏洞所带来的危害通常在数年甚至是十多年之后才会出现，因此在短时间内管理者无法意识到档案管理存在的必要性。我国开始推行档案管理的时间较短在这个方面的成熟度还不够，宣传的力度较小，缺乏法律体制的约束等等原因，最终导致了图书馆管理者对档案管理意识的薄弱。
　　（二）管理方式的单一性。虽然说大部分高校图书馆开展了档案管理的工作，但是就他们的管理模式上而言，存在着过度单一管理不科学的问题。部分高校图书馆为了尽量的节约成本，受经济条件的限制并没有引进先进的现代化的档案管理设备，在档案管理上还是采取的比较传统的手段，以纸质资料藏馆的方式对现有的档案进行管理。这种方式的工作量较大，一般还是需要人工进行填写，修改与查找，在工作的过程中工作量较大，而且还容易出现遗漏，导致人事资料和客户信息的遗漏，将会严重影响图书馆的发展。
　　档案管理的方式缺乏正对性，目前高校图书馆的档案管理一般都是按照国家现有的有关规定所指定的，在管理上存在着笼统性。但是高校图书馆是多样的，规模上有大有小、类型上变化多端，他们各自需要的是相对具体的管理方式，这样才能更好的针对本图书馆的实际情况开展档案管理工作。
　　（三）管理体系的不完善。管理意识的缺乏必然会导致管理体系的混乱与缺失，一个图书馆需要进行档案管理的信息很多，包括图书馆的战略信息、人力资源的招聘、图书馆文化、客户资料的管理等多个方面。绝大多数的图书馆始终一味的坚持“以图书为中心”的思想或者是“以学生为中心”的思想而顾此失彼，导致管理的内容不完整。
　　管理过程缺乏严格的程序规定，在管理上没有严格的程序界定，按部就班。根据河南省档案局对高校图书馆档案管理的调查显示，在已建立档案管理的高校图书馆中有72%的图书馆并不清晰档案管理的严格程序，在对的档案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的机制。
　　（四）档案管理人员的专业素质不强。据河南省档案局的调查显示，河南省高校图书馆里从事档案管理工作的人员有64.5%并不是档案管理专业的人才，甚至还有部分人员并不是管理类专业毕业的人才，也有一小部分管理人员并不具备高等教育的学历。在现代化的档案管理要求下，仅仅依靠过去的管理经验是远不够的，必须具有现代化的管理知识与思想才能做好现代的档案管理。专业素质的不足所造成的危害会在图书馆的逐渐发展中显现出来，比如说不能按时完成档案管理工作，最终将会影响图书馆各个办公室正常工作的开展。有的高校图书馆档案库房设施陈旧落后、环境差，完全不符合档案的保管要求，对图书馆的经营和形象有很大的损失。
　　三、图书馆档案管理的优化
　　为了适应现代化图书馆发展的需要，必须对图书馆档案管理的模式进行创新和优化，使图书馆在竞争中处于优势地位。
　　（一）扩大宣传、促进重视。教育部门要帮助高校图书馆树立档案管理的危机意识，让高校图书馆的管理者认识到图书馆档案管理的缺陷会造成的问题，扩大档案管理的宣传力度。比如在当的电视媒体上以公益广告的形式提醒高校图书馆的管理者重视档案管理；在报纸传媒上以专版的形式介绍高校图书馆的档案管理，可以是成功的经验也可以是某一图书馆失败的教训；在政府的网站上公布加强高校图书馆档案管理的要求，并向各高校图书馆下发文件，强制其做好档案管理，定期对高校图书馆的档案管理工作进行考核，对于不合格的给予一定的处罚。
　　针对档案管理中管理人员业务素质比较低的情况，政府部门需要组织高校图书馆对档案管理人员进行培训，由政府部门来组织专家来开展工作，参与培训的费用给予一定的补贴。另一方面鼓励高校图书馆招聘具有专业素质人才的档案管理者开展档案管理工作，使档案管理专业化。
　　（二）运用现代化的管理设备。现代高校图书馆的档案管理已基本上不再是对人的依赖，而是对信息化技术的依赖，因此高校图书馆必须购入现代化的档案管理设备增强管理的可靠性。在传统的模式中，对档案的管理完全依赖于管理者，当这名管理者离职之后，对现有档案的查询就会带来很大的困难，而且管理的效率也极其低下。
　　采用现代化的管理设备之后不仅可以对不同的档案进行分类管理，还大大提高了档案管理的效率。建立一个档案管理的数据库之后，所需要的资料只需要在电脑上查询即可获得，使得对档案信息的利用更加方便有效。
　　（三）优化管理方式。不同规模的高校图书馆可以采取不同的管理方式。大型图书馆可以采取集中统一管理模式和协作式管理模式，开展时间久，管理高标准、严要求，相应的管理理念及方式更科学完善，这样的管理模式可以更好的为大型高校图书馆的档案现状服务，大型高校图书馆档案管理基础坚实，大型高校图书馆作为管理榜样需要严格认真对待管理模式的选择；中型高校图书馆可以采取分散管理模式，根据中高校图书馆自身的实际情况和对经济效益追求的总体目标，分散管理模式管理形态独特的共存性与渐进性，可以使档案资源的实体管理、档案信息管理与档案知识管理等科学化、系统化，将档案管理的责任和权力都交给下级部门，责任明确的对档案进行管理，不但符合中型高校图书馆的综合实力，还满足中小型高校图书馆的现状及对社会效益追求的近期目标，为图书馆的管理和利用服务；小型高校图书馆可以采取社会化管理模式，社会化管理机构拥有科学系统的管理规范及制度，具有高素质的专业从业人员，相关管理设施及设备也与时俱进的更新，小型高校图书馆的档案存放在这样的机构中可以得到专业管理，由于中小型高校图书馆无论是档案资源的数量、类型，还是档案管理的实力都是其档案工作开展的障碍，档案意识的提高使小型高校图书馆必须根据图书馆的这种现状找到与之相符的档案管理模式，社会化档案管理模式无论是对图书馆规模、图书馆实力的要求都与小型图书馆实际情况相符合。
　　（四）完善档案管理体制。对档案管理体制的完善需要两个主题的共同努力，首先是政府部门应该完善相应的法律体系，为高校图书馆的档案管理提供法律保障与工作指导。另一方就是图书馆本身应该根据自己的规模和性质对档案管理的类型进行合理的选择，健全自身的管理体制，是档案深入的每一个细节；图书馆还需要的是建立档案管理的绩效考核制度，对档案的管理工作进行监督和考核，以此来保证档案管理工作质量的可靠性。
　　档案管理所要涉及的工作很多，其中还有两个不可忽视的问题，一是档案管理的诚信问题，这就需要档案的管理者所录入的档案信息的真实可靠；另一方面是安全问题，档案可能涉及到员工和招标商的隐私，因此必须做好档案管理的保密工作，防止信息的泄露。